Surat merupakan alat komunikasi tertulis. Surat dapat disampaikan oleh seseorang kepada orang lain atau dari suatu lembaga ke lembaga lain atau ke seseorang. Fungsi surat antara lain sebagai : sarana pemberitahuan, permintaan, buah pikiran, dan gagasan; alat bukti tertulis; alat pengingat; bukti historis; dan pedoman kerja. Surat dibagi menjadi dua jenis yaitu surat resmi dan surat tidak resmi. Surat pribadi merupakan surat yang dibuat atas nama pribadi atau perorangan.
Surat pribadi ditulis menggunakan bahasa sehari-hari. Bentuk surat pribadi lebih bebas, artinya surat dapat ditulis sesuai keinginan penulis dan tidak ada aturan yang mengikat dalam pembuatan surat tersebut.
Surat pribadi dapat berbentuk surat perkenalan, permintaanmaaf, ucapan terima kasih, atau berita keluarga. Kelengkapan surat pribadi antara lain tempat dan tanggal surat, alamat surat, salam pembuka, isi surat, salam penutup, dan nama pengirim yang disertai tanda tangan.
Surat resmi atau surat dinas merupakan surat yang ditujukan untuk keperluan dinas atau kelembagaan. Surat ini biasanya dikeluarkan oleh sebuah lembaga pemerintah atau swasta. Bahasa surat resmi terikat oleh ketentuan-ketentuan baku. Jenis surat resmi antara lain surat undangan, surat surat pemberitahuan, surat permohonan, surat perjanjian, surat tugas, dan surat lamaran kerja. Ciri-ciri surat resmi antara lain :
- Menggunakan kop surat apabila dikeluarkan organisasi
- Ada nomor surat, lampiran, dan perihal
- Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim
- Penggunaan ragam bahasa resmi
- Menyertakan cap atau stempel dari lembaga resmi
- Ada aturan format baku
Bagian-bagian surat resmi adalah sebagai berikut.
1. Kepala surat.
2. Nomor surat, perihal, dan tanggal surat.
3. Alamat surat.
4. Salam pembuka.
5. Isi surat.
6. Penutup.
7. Identitas pengirim.
Kalimat Efektif dalam Surat Undangan
Surat undangan adalah Surat yang berisi ajakan atau mengundang dari orang lain kepada sekelompok orang atau masyarakat umum. Surat udangan dapat di pakai untuk keperluan resmi/ setengah resmi atau tidak resmi. Salah satu kemampuan yang ingin diujikan pada soal melengkapi surat undangan adalah mengenai penggunaan kalimat efektif.
Kalimat efektif adalah kalimat yang memiliki kemampuan untuk menimbulkan kembali gagasan-gagasan pada pikiran pendengar atau pembaca seperti apa yang ada pada pikiran pembicara dan penulis. Kalimat yang efektif mampu membuat isi atau maksud yang disampaikannya itu tergambar lengkap dalam pikiran si penerima (pembaca) persis seperti apa yang disampaikan.
Kesalahan-kesalahan yang fatal sering terjadi pada bagian kelompok kata yang memiliki keterangan dengan tafsiran pengertian yang ganda, seperti mahasiswa perguruan tinggi yang terkenal, anak ibu yang nakal itu dan yang lain-lainnya, yang menyebabkan pembaca atau pendengar harus menafsirkan arti yang berlainan dengan penulis atau pembicara. Kalimat dikatakan efektif bila mampu membuat proses penyampaian dan penerimaan itu berlangsung dengan sempurna).
Kalimat yang efektif adalah kalimat yang memenuhi syarat-syarat berikut:
(1) secara tepat dapat mewakili gagasan atau perasaan pembicara atau penulis,
(2) sanggup menimbulkan gagasan yang sama tepatnya dalam pikiran pendengar atau pembaca seperti yang dipikirkan oleh pembicara atau penulis. oleh sebab itu, kalimat sangat mengutamakan keefektifan informasi sehingga kejelasan kalimat itu dapat terjamin.
Berdasarkan penjelasan di atas, kalimat efektif yaitu kalimat yang dapat menyampaikan hasil pemikiran penulis sehingga dapat dipahami pembaca secara utuh tanpa ada penafsiran yang salah. Penyampaian hasil pemikiran tersebut harus dalam kalimat yang baik.
Perhatikan contoh surat undangan resmi resmi berikut
| Sekolah Dasar Negeri 1 Dermaji Jalan Dermaji Raya No.13, Dermaji | ||
Dermaji, 18 April 2014 | ||
| Nomor | : | 04/SD-01/VI/2014 |
| Lampiran | : | 1 (satu) |
| Perihal | : | Undangan |
Yth. Orangtua Siswa-Siswi Kelas VI SDN I Dermaji | ||
Dengan hormat, Untuk meningkatkan pengetahuan siswa dalam bidang pertanian dan pelajaran IPA, kami bermaksud mengadakan kegiatan wisata ilmiah. Kegiatan tersebut berupa kunjungan ke laboratorium pertanian IPB. Adapun kegiatan tersebut akan dilaksanakan pada : | ||
| hari, tanggal | : | Sabtu, 21 April 2014 |
| pukul | : | 08.00 - 16.30 |
| Tempat | : | Laboratorium Pertanian IPB Jalan Darmaga Raya, Bogor |
Untuk itu, kami mengundang Bapak/Ibu untuk turut mendampingi putra-putrinya selama mengikuti kegiatan tersebut. Demikianlah undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian Bapak/Ibu, kami ucapkan terima kasih. | ||
| Kepala Sekolah SDN 1 Dermaji Ririn Fitriani, S.Pd. | ||
Contoh Surat Undangan Tidak Resmi
Undangan
Sahabat-sahabatkuDi Denpasar
Salam Manis,
Halo sahabtaku, apa kabar ?
Pada hari Sabtu tanggal 15 Desember 2014 aku berulang tahun yang ke-12. Aku sangat senang jika kalian dapat hadir meramaikan acara ulang tahunku. Datang yak e rumahku di Jalan Cempaka Putih No. 19 Denpasar.
Terima Kasih
Dari Sahabatmu
Ni Luh Prasasti
Contoh Soal 1 :
Cermati penggalan surat berikut !
Mengharap kehadiran Bapak/Ibu dalam acara Rapat Komite SDN 1 Dermaji yang akan diselenggarakan pada : |
hari, tanggal : Sabtu, 22 Desember 2014
waktu : 08.00
tempat : Aula SDN 1 Dermaji
keperluan : Sosialisasi Ujian Sekolah dan Ujian Nasional Tahun Pelajaran 2014/2015
……
Kalimat efektif yang tepat untuk penutup surat tersebut adalah….
a. Atas kehadiran Bapak/Ibu kami sampaikan terima kasih.
b. Terima kasih Bapak/Ibu sekalian sudah bersedia hadir.
c. Kehadiran Bapak/Ibu sekalian sangat kami harapkan.
d. Atas perhatian Bapak dan Ibu kami ucapkan terima kasih
Kalimat efektif sebagai penutup surat adalah : Atas kehadiran Bapak/Ibu kami ucapkan terima kasih.
Contoh Soal 2 :
Perhatikan penggalan surat berikut !
Kami mengharap kehadiran Bapak/Ibu Guru SDN Purwojati pada : | |||||
| Hari, tanggal | : | Sabtu, 22 Desember 2014 | |||
| Waktu | : | 08.00 | |||
| Tempat | : | Ruang Guru SDN Purwojati | |||
| Acara | : | Rapat Dewan Guru SDN Purwojati | |||
Demikian undangan ini kami sampaikan, .......
Hormat Kami,
Kepala SDN Purwojati
Drs Samsu Haryadi
Kalimat efektif sebagai penutup surat undangan tersebut adalah…
a. Atas perhatian Bapak dan Ibu, kami sampaikan terima kasih.
b. Atas perhatiannya, diucapkan beribu-ribu terima kasih
c. Atas perhatiannya para Bapak dan Ibu diucapkan terima kasih
d. Atas perhatian Bapak-bapak dan para Ibu-ibu diucapkan terima kasih.
Kalimat efektif sebagai penutup surat adalah : Atas perhatian Bapak dan Ibu, kami sampaikan terima kasih.
Contoh Soal 3 :
Perhatikan surat undangan di bawah ini !
Hari aku berulangtahun yang ke-12.... Pesta ulang tahun akan diadakan pada hari Jum'at, 6 Januari 2014, pukul 16.00. Pesta ulang tahun diadakan di rumahku. Aku menungu kehadiran teman-teman. Teman-teman, datang, ya.
Salam Manis,
Tia
Kalimat efektif yang tepat untuk melengkapi surat undangan tersebut adalah....
a. Aku ingin merayakan ulang tahun bersama teman-teman semua.
b. Aku akan mengadakan pesta ulang tahun bersama semua teman-teman sekalian.
c. Aku ingin mengadakan pesta ulang tahun buat semua teman-teman
d. Aku ingin merayakan ulang tahun bersama teman-teman.
Kalimat efektif yang tepat untuk melengkapi surat undangan tersebut adalah "Aku ingin merayakan ulang tahun bersama teman-teman".